แฉงาน consult : ทักษะจำเป็นของการเป็น consult ที่ดี

หลังจากที่เคยเล่าว่าอาชีพที่ปรึกษาหรือ consultant (ต่อจากนี้จะขอเรียกสั้นๆว่า consult) คืออะไรและมีข้อดีข้อเสียอย่างไร ใน post นี้ขอเล่าถึงทักษะจำเป็นที่ต้องมีติดตัวไว้ถ้าหากคิดจะเป็น consult ค่ะ

1.Analytical skills (Extremely High)

brain3

Source: http://trsmblog.ryerson.ca/

Analytical skills หรือทักษะการคิดวิเคราะห์ เป็นทักษะอันดับหนึ่งที่ consult ทุกคนจะต้องมีในระดับที่สูงมากๆ (ใส่ดอกจันไปเลยสามล้านดวง) ลองจินตนาการถึงวันแรกของโปรเจค เดินเข้าไปในบริษัทลูกค้า กวาดตามองไปรอบๆแล้วจะเห็นว่ามีคอมพิวเตอร์และเอกสารมากมายเต็มไปหมด นั่นแหละค่ะ ข้อมูลที่คุณต้องเลือกเก็บและนำเอาไปวิเคราะห์เพื่อได้ solution ออกมาเสนอลูกค้า ดังนั้นการเป็น consult ที่ดี ไม่ว่าจะเป็น junior หรือ senior จะต้องสามารถทำงานกับข้อมูลจำนวนมากได้ ขอแบ่งตามลำดับขั้นการทำงานดังนี้

Data Collection
ก่อนที่จะไปถึงการวิเคราะห์ข้อมูล เราต้องรู้วิธีได้มาซึ่งข้อมูลที่เราอยากจะได้ก่อน อาจจะเป็นการสัมภาษณ์ ขอดูเอกสาร สังเกตการณ์ ทำ survey ฯลฯ ฉันเคยเจอทัังกรณีที่ได้ข้อมูลมามากเกินไปจนไม่รู้จะวิเคราะห์ส่วนไหนดี กรณีได้ข้อมูลมาไม่ตรงกับที่ต้องการ ก็ต้องหาวิธีอธิบายให้ลูกค้าฟังอย่างง่ายๆว่าสิ่งที่เราต้องการคืออะไร เวลารับข้อมูลมาต้องกลั่นกรอง ตัดและลดทอนอคติและอารมณ์ของผู้ให้ข้อมูลออกไป หรือกรณีไม่ได้ข้อมูลเลย ซึ่งอาจเกิดจากกลุ่มลูกค้าที่เราทำงานด้วยไม่รู้ว่าข้อมูลอยู่ตรงไหน ใครเป็นเจ้าของข้อมูล หรือคิดว่าข้อมูลสำคัญ (confidential) เกินกว่าที่จะให้เราได้ ดังนั้นเราต้องให้เหตุผลที่หนักแน่นพอว่าจะเอาข้อมูลไปทำอะไร เพื่ออะไร และหากขอข้อมูลเป็นจำนวนมากจากหลายหน่วยงาน ต้องหาวิธีการ track ว่าได้ข้อมูลใด จากใคร วันไหน อีกด้วย

Research
บ่อยครั้งที่ลูกค้ามักถามถึง best practice, framework, ข้อมูลเปรียบเทียบในแวดวงธุรกิจเดียวกัน ฯลฯ แน่นอนว่าลูกค้าไม่ผิดที่ถามคำถามแบบนี้ ไม่งั้นเค้าจะจ้าง consult มาแพงๆเพื่ออะไร ดังนั้นทักษะการค้นคว้าหาข้อมูลจึงสำคัญยิ่ง หลายคนอาจบอกว่าไม่เห็นยาก ถามอากู๋ก็จบ (ถ้ามันจบลูกค้าคงไม่มาเสียเงินเสียเวลาจ้าง consult) การค้นหาจากอินเตอร์เน็ต คุณต้องรู้ด้วยว่าแหล่งข้อมูลไหนที่น่าเชื่อถือและสามารถเอาไปอ้างอิงได้ เช่น Gartner ในแวดวง IT เป็นต้น framework หรือมาตรฐานไหนที่เค้าใช้กันในแวดวงที่คุณทำงานอยู่ เช่น eTOM, PCI DSS เป็นต้น หลายครั้ง ข้อมูลที่ต้องการอาจหาไม่ได้ในอินเตอร์เน็ต เช่น ลูกค้าอยากรู้ case ต่างๆที่บริษัทคุณเคยทำมา framework ที่บริษัทของคุณใช้ หรือข้อมูลอะไรก็ตามที่เป็น Intellectual Property (IP) ของบริษัท คุณต้องรู้ว่าจะไปหาที่ไหน (ปกติแล้ว consulting firm จะมี portal หรือ knowledge base ไว้สำหรับเก็บและแชร์ข้อมูล) ใครในบริษัทที่เป็นผู้เชี่ยวชาญที่ควรจะมีข้อมูลด้านนั้นๆ ซึ่งอาจจะไม่ได้อยู่ที่ประเทศไทย มีบ้างที่คนในบริษัทไม่สามารถตอบได้ เช่น ข้อมูลเชิงลึกหรือ capture screen ของโปรแกรมหรือผลิตภัณฑ์ต่างๆ ก็ต้องใช้เส้นสาย คนรู้จัก สืบเสาะหาข้อมูลกันไป การค้นคว้าหาข้อมูลทั้งหมดนี้ต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพและใช้เวลาไม่มากเกินไป (ซึ่งส่วนใหญ่คุณจะมีเวลาไม่มากหรอก) บางครั้งในสภาวการณ์ที่กดดัน

Data Analysis & Visualisation
หลังจากที่ได้ข้อมูลที่ต้องการมาแล้ว ต้อสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ทั้งแบบ qualitative และ quantitative ได้ หากใครสามารถใช้ฟังก์ชันของ Excel หรือซอฟต์แวร์ประเภท data visualisation ต่างๆเช่น Tableau ก็จะเป็นที่ต้องการมากขึ้นไปอีก

2.Intellectual curiosity (High)

Curiosity

Source: http://blogs.hrhero.com/

ทักษะนี้ขอเรียกมันว่า ความสนใจใฝ่รู้อย่างชาญฉลาด โดยขอแบ่งความรู้เป็น 3 อย่างดังนี้

Industry Knowledge
ข้อดีอันดับต้นๆของอาชีพนี้คือการได้สัมผัสหลายๆองค์กร ในหลายๆแวดวงธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจการเงิน (Financial Institution) ธุรกิจโทรคมนาคม (Telecommunication) กลุ่มพลังงาน (Energy & Utilities) กลุ่มค้าปลีก (Retail) และอื่นๆ แต่การที่จะเข้าไปให้คำปรึกษาได้ ยิ่งกับลูกค้าที่ทำงานในเรื่องนั้นๆมาเป็น 10 ปี เราก็ต้องรู้จักธุรกิจของลูกค้าเป็นอย่างดีด้วย เช่น ถ้าทำโปรเจคเกี่ยวกับธุรกิจการเงิน ก็ต้องรู้กระบวนการการฝากเงิน กู้เงิน ติดตามและประนอมหนี้ ปรับปรุงโครงสร้างหนี้ ไปจนถึงการค้าระหว่างประเทศ เป็นต้น

Technical Knowledge
นอกจากความรู้ทางด้านธุรกิจที่เรียกกันว่า Industry knowledge แล้ว ความรู้เชิงเทคนิค (Technical knowledge) ก็สำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน ความรู้ประเภทนี้ไม่ได้หมายถึงด้านเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็นความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในศาสตร์แขนงต่างๆ เช่น Process improvement, Business Continuity Management, Programme Management เป็นต้น การจะได้มาซึ่งความรู้พวกนี้คือต้องอ่านและศึกษาให้มากๆ ยิ่งถ้าไปสาย IT ก็ต้องอ่านและตามข่าวให้มากขึ้นไปอีกเพราะเทคโนโลยีไปค่อนข้างไว

General Business Knowledge
ความรู้ทางธุรกิจทั่วไป เช่น ใครเป็นเจ้าของใคร ธุรกิจไหนควบรวมกันเพราะอะไร ตลาดหุ้นเป็นยังไง เป็นต้น ความรู้เหล่านี้ยิ่งมีติดตัวไว้ยิ่งดี เอาไว้คุยกับลูกค้า หัวหน้า หรือวิเคราะห์ข้อมูล

หากสามารถเติมเต็มทุกส่วนความรู้นี้ได้ ก็จะกลายเป็น wikipedia เดินได้ เอ้ย สุดยอด consult อย่างแท้จริง

3.People skills (High)

people-skills

Source: https://peopleskillsnetwork.com

ทักษะนี้เหมารวม 2 ทักษะคือ การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี (Interpersonal skills) และ การสื่อสาร (Communication skills)

Interpersonal skills
ทำไมทักษะนี้ถึงจำเป็น อันดับแรก เกือบทุกโปรเจคต้องทำเป็นทีม ซึ่งหมายถึงคุณจะมีหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง ที่ต้องช่วยกันทำช่วยกันคิดอย่างสนิทชิดเชื้อไปอีกอย่างน้อย 3 เดือนถึง 3 ปี ตามระยะเวลาของโปรเจค ยังไม่หมดแค่นั้น หากโปรเจคใหญ่พอ คุณจะต้องลงไปสัมผัสกับลูกค้าตั้งแต่ระดับปฏิบัติงานซึ่งส่วนใหญ่มีความสงสัยอยู่ในใจว่าทำไมต้องจ้างพวกไม่รู้จริงนี่มาทำด้วย ไปจนถึงระดับผู้บริหารซึ่งมีเวลาให้คุณประมาณ 15 นาทีในการนำเสนอโปรเจคที่ทำมาแรมปี งานของคุณจะมีความหมายต่อลูกค้าและการได้มาของข้อมูลจะง่ายดายมากแค่ไหน ขึ้นอยู่กับลูกค้ามีระดับความสัมพันธ์ ความไว้ใจ และความเชื่อถือต่อคุณมากแค่ไหน สุดท้ายแล้ว solution ที่ยั่งยืนที่สุด คือ solution ที่ได้รับการยอมรับจากพนักงานทุกระดับขององค์กร

Communication skills
ในกรณีนี้รวมตั้งแต่การพูด (verbal communication) ลักษณะท่าทาง (body language) การเจรจาต่อรอง (negotiation) (โดยเฉพาะเวลาลูกค้าให้ทำงานที่ไม่อยู่ใน scope ที่ตกลงกันไว้) และที่สำคัญที่สุดคือการฟัง (listening skills) เวลาลูกค้าพูด ต้องตั้งใจฟังว่าสิ่งที่ลูกค้าต้องการคืออะไร หาให้ได้และตอบโจทย์ความต้องการนั้นให้ได้

4.Presentation skills & PowerPoint skills (High)

Business woman making a presentation at the office

Source: http://ahvited.org/

คงเคยได้ยินว่าถึงจะฉลาดขนาดไหน มีความคิดดีขนาดไหน ถ้าไม่สามารถถ่ายทอดความคิดนั้นออกมาได้ก็ไม่มีประโยชน์ เช่นกัน consult ที่ดี ต้องสามารถสังเคราะห์ข้อมูลที่มีให้ออกมาอยู่ใน presentation, report หรืออะไรก็ตามแต่ในระยะเวลาอันสั้น สิ่งที่นำเสนอต่อลูกค้าจะต้องกระชับ ถูกต้องตรงกับความต้องการของผู้ฟัง (ต้องวิเคราะห์ด้วยว่านำเสนอให้ใครฟัง) และสวยงามอ่านง่าย ดังนั้นจึงในหัวข้อนี้จะขอพ่วงทักษะการทำ PowerPoint (PowerPoint skills) มาด้วย นั่นคือการรู้จักใช้สี ใช้รูป รูปแบบตัวอักษรและขนาดตัวอักษร กราฟและ diagram ให้ถูกกาลเทศะ และเหมาะสมกับข้อมูลที่เราจะนำเสนอ ถ้าใครสนใจขอแนะนำให้ไปอ่านหนังสือที่ชื่อว่า Presentation Zen Design หรือหาดู Infographics ต่างๆเก็บไว้เป็นแนวทางในทางนำเสนอข้อมูลค่ะ

Award-Books

Source: http://apolloideas.com/

5.Leadership skills & Sales skills (Medium for Juniors, High for Seniors)

Developing_Employees

Source: http://www.veteranstodaymoney.com/

ภาวะความเป็นผู้นำจะสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆเมื่อไต่เต้าไปถึง level สูงๆ ที่คุณจะต้อง lead โปรเจคและ workstream ด้วยตัวเอง ตัดสินใจวิธีคิด วิธีการทำงานในโปรเจคนั้นๆ สำหรับระดับ junior นั้น ภาวะผู้นำที่จะถูกนำมาใช้คือ นำตัวเอง หรือ lead yourself ให้สามารถคิดและทำงานได้ด้วยตัวเอง (work independently) และรู้ว่าจะต้องพัฒนาตัวเองในจุดไหน

ในส่วนของทักษะการขาย (Sales skills) อาจไม่จำเป็นมากนักสำหรับเด็กๆ แต่ยิ่งโตขึ้น ตำแหน่งสูงขึ้น ก็ต้องรู้จักสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า หา connection รู้ว่าควรคุยเรื่องไหนกับใคร ใครมีอำนาจตัดสินใจในองค์กรของลูกค้า ฯลฯ

จริงๆแล้วยังมีทักษะปลีกย่อยมากมายที่ต้องการในเนื้องาน consult แต่ถ้ามี 5 ทักษะข้างต้น ฉันก็ขอเอาพุงน้อยๆของตัวเองเป็นประกันว่าคุณจะสามารถใช้ชีวิตอยู่ในวงการได้สบายๆอย่างแน่นอน

2 comments

  1. ตามอ่านอาชีพ Consult ที่คุณเจนเขียน สนุกมากครับ

  2. ขอบคุณค่ะคุณเจน ที่แบ่งปันข้อมูลดีๆ กำลังจะเรียนต่อทางด้านนี้ MBA เพื่อจะเป็น consult เลยค่ะ อ่านแล้วรู้สึกมีความสุขสนุกมากเลยค่ะ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*